1. Letter Head.
Merupakan suatu kepala surat yang berisikan nama instansi atau pembuat surat dengan informasi yang bener, seperti alamat perusahanan, nomor telepon perusahaan, e-mail perusahaan, alamat website perusahaan, logo perusahaan, dll, yang dapat dihubungi oleh si pembaca surat.
2. Date.
Bagian dari surat yang berisikan tanggal, bulan, serta tahun dari pembuatan surat tersebut.
• British Style
Yaitu gaya penulisan tanggal dengan format DD/MM/YYYY ,yakni menuliskan tanggal terlebih dahulu,
kemudian di ikuti menuliskan bulan dan tahun.
Contoh: 22 Mei 2010
• American Style
Yaitu gaya penulisan tanggal dengan format MM/DD/YYYY ,yakni menempatkan penulisan bulan terlebih
dahulu, kemudian tanggal, dan diikuti dengan penulisan tahun.
Contoh: Mei 22, 2010 atau 05/22/10
3. Inside Address.
Bagian dari surat yang beisikan informasi dari sang penerima surat baik berupa alamatnya, kode pos, maupun kode Negara.
4. References.
Bagian dari surat yang digunakan sebagai peihal atau dokumentasi surat yang dikirimkan atau yang diterima.
Contoh :
- As per your letter of May 6th
- Thank you for your letter of 2nd May
- Your Ref: BBS/C2, Our Ref: Con/13/1
- With reference to your development in the Bekasi pos, 1st May, 2010.
5. Salutation.
Bagian dari surat yang berisikan salam pembuka atau salam hormat kepada si penerima surat. Apabila kita belum mengetahui jenis kelamin si penerima surat, kita menulisnya dengan cara menulis "Dear Madam" atau "Dear Sir", namun jika sudah diketahui nama lengkap dan jenis kelamin si penerima surat, dapat ditulis dengan cara:
Dear + Nama Lengkap
Contoh : Dear RUDI HERMAWAN
• British Style
Pada gaya penulisan British Style, penulis tidak diijinkan untuk menggunakan tanda baca apapun pada penulisan
salam pembuka,terkecuali menggunakan tanda baca koma.
Contoh :
- Dear Sir / Dear Sirs = Jika penerimanya laki-laki
- Dear Madam = Jika penerimanya perempuan
- Dear Sir or Madam = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
Contoh :
- Dear Mr Roedi
- Dear Mr Roedi,
• American Style
Pada gaya penulisan American Style, penulis harus menggunakan tanda baca "titik dua".
Contoh :
- Gentlemen = Jika penerimanya laki-laki
- Ladies = Jika penerimanya perempuan
- Ladies and Gentlemen = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya
- To whom it may concern = Jika penerimanya tidak diketahui jenis kelaminnya.
Contoh : - Dear Mr. Miller:
6. Body of the letter.
Bagian utama surat yang berisikan isi surat, baik berupa pesan atau informasi yang di tujukan untuk si penerima surat, isi yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas, dalam penulisannya isi surat haruslah jelas,singkat padat, dan mudah di megerti., serta menggunakan bahasa yang baik dan benar.
7. Complementary Close.
Bagian dari surat yang berisikan salam penutup yang merupakan salah satu penghormatan dari si pembuat
surat yang diberikan kepada si penerima surat. Penggunaan kata "Yours faithfully" (Hormat), yang umumnya
digunakan untuk menyapa "Sir" atau "Madam" yang tidak menggunakan nama penerima. Sedangkan untuk penggunaan
kata "Yours sincerely” (Hormat), digunakan jika diijinkan menggunakan nama.
- “Dear Sir” atau “Dear Madam” harus selalu dikuti dengan “Yours faithfully,”
- “Dear Mr. (Mrs. atau Miss) Lee” dapat diikuti dengan “Yours sincerely,”
8. Signature.
Bagian dari surat yang berisikan tanda tangan dari si pengirim surat. Berada diposisikan di sebelah kanan bawah, atau juga dapat diposisikan di sebelah kiri bawah setelah penulisan Complementary Close.
II. Format and Style of Business English Letter
Pada format penulisan surat ini bentuk surat pada letter head, date, complementary close dan signaturenya berada pada rata tengah surat. Kemudian bagian yang lainnya berada pada rata kiri pada setiap awal paragraph.
Pada format ini bentuk penulisannya adalah pada letter head, date, complementary close, dan signature berada pada rata kanan. Kemudian pada bagian yang lain berada pada rata kiri.
Pada format ini bentuk penulisannya adalah pada letter head, date, complementary close, dan signature berada pada rata kiri. Kemudian pada bagian yang lain juga berada pada rata kiri, atau dengan kata lain secara keseluruhan berada pada rata kiri.
Sumber :
Ø http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/2/
Ø http://en.wikipedia.org/wiki/Business_letter
Ø http://www.savvy-business-correspondence.com/
0 komentar:
Posting Komentar